مشتری نباید هر بار داستانش را از اول بگوید. برای این کار، لازم نیست متن بلند و پرجزئیات از هر تماس ذخیره کنید. چند نکتهٔ درست و قابل فهم کافی است.
هدف سابقه این است که فرد بعدی بداند چه رخ داده و قدم بعدی چیست.
چهار چیز را ثبت کنید
زمان گفت‌وگو، موضوع درخواست، پاسخ داده‌شده و مسئول قدم بعدی را بنویسید. اگر قول زمان داده‌اید، آن را دقیق ثبت کنید.
این یادداشت باید به پروفایل مشتری درست وصل باشد. اگر شناسه اشتباه است، سابقه هم به درد نمی‌خورد.
متن را برای همکار دیگر بنویسید
«تماس گرفت» مبهم است. «دربارهٔ زمان تحویل پرسید؛ وضعیت سفارش بررسی شد؛ فردا پاسخ نهایی داده می‌شود» قابل استفاده است.
نام فایل یا شمارهٔ سفارش را فقط وقتی لازم است وارد کنید. دادهٔ شخصی اضافی را در یادداشت آزاد تکرار نکنید.
پیگیری را ببندید یا واگذار کنید
بعد از پاسخ نهایی، وضعیت درخواست را روشن کنید. اگر به بخش دیگری رفت، مسئول تازه و زمان بررسی را ثبت کنید.
برای تیم کوچک، تقسیم کار فروش و پشتیبانی را بخوانید تا پیگیری بی‌صاحب نماند.
سابقهٔ خوب کوتاه است، اما پاسخ و قدم بعدی را برای نفر بعد روشن می‌کند.
