اگر چند ده مشتری دارید و فقط نام و شماره را نگه می‌دارید، یک فایل مرتب شاید کارتان را راه بیندازد. مشکل وقتی شروع می‌شود که چند نفر هم‌زمان با همان فایل کار کنند و بخواهند بدانند آخرین پیگیری چه بوده است.
CRM قرار نیست اکسل را برای هر کاری کنار بزند. فرق اصلی در ثبت رابطه و کارهای بعدی است، نه شکل ظاهری جدول.
فایل کجا کمک می‌کند؟
برای جمع‌آوری اولیه، پاک‌کردن ستون‌های اضافه و بررسی چند نمونه، فایل ساده و آشناست. ورود اطلاعات با CSV هم از همین مرحله شروع می‌شود.
اما اگر هر همکار نسخهٔ خودش را نگه دارد، معلوم نیست کدام شماره تازه‌تر است. پیش از بزرگ‌شدن فایل، یک شناسهٔ ثابت برای مشتری تعریف کنید.
پیگیری مشترک چه نیازی دارد؟
فرض کنید مشتری امروز دربارهٔ سفارش تماس گرفته و فردا همکار دیگری جواب می‌دهد. او باید تاریخچهٔ درخواست و مسئول پیگیری را ببیند. در پروفایل مشتری همین اطلاعات کنار هم قرار می‌گیرند.
در فایل هم می‌شود ستون «آخرین تماس» ساخت، ولی ثبت تغییرات و جلوگیری از کار تکراری با بزرگ‌شدن تیم سخت‌تر می‌شود.
چه زمانی جابه‌جا شویم؟
وقتی پیدا کردن سابقه وقت می‌گیرد، چند نفر به‌روزرسانی هم‌زمان دارند یا پیگیری‌ها جا می‌مانند، یک ابزار مشترک را آزمایش کنید. لازم نیست همهٔ فایل‌های قدیمی را همان روز منتقل کنید.
یک گروه کوچک مشتری را وارد کنید و یک هفته همان مسیر واقعی را در ابزار تازه انجام دهید.
از فایل برای آماده‌کردن داده کمک بگیرید؛ برای پیگیری مشترک، به یک سابقهٔ قابل اعتماد نیاز دارید.
